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Podcast

#4: Der Unterschied zwischen dringend und wichtig

By 12. Juni 2022No Comments

Podcast zum Lesen für Hörgeschädigte

Herzlich willkommen bei meinem Podcast “Destress Yourself” – ich freue mich, dass Du wieder eingeschaltet hast.

Die heutige Folge dreht sich um das Thema „der Unterschied zwischen Dringend und Wichtig“

Egal, ob Du ein Todolisten-Typ bist oder eher nicht – wir haben jeden Tag eine Menge unterschiedlicher Dinge auf dem Zettel, die wir abarbeiten bzw. Erledigen wollen.

Übrigens – wenn Du das Thema Todo-Listen und entsprechende Optimierungsoptionen interessant findest, empfehle ich Dir meinen zweiten Podcast „Der Karriere-Optimierer“ – hier habe ich genau zu diesem Thema eine Podcast-Folge erstellt.

Somit ist es auf täglicher Basis unser Bestreben, unsere Aufgaben für den Tag bestmöglich und vollumfänglich zu erledigen. Dabei macht es generell keinen Unterschied, ob man ein Planer oder ein in den Tag Leber ist.

Was allerdings oftmals passiert ist, dass die Pläne für den Tag durch Fremdeinflüsse zunichte gemacht werden. Besonders zu beobachten auf der Arbeit, wo das Medium „Mail“ geduldig auf Dich wartet.

Wenn der Chef eine neue Aufgabe hat, die „mal eben“ erledigt werden muss, werden alle vorherigen Pläne und Prioritäten über den Haufen geworfen.

Dabei gilt es aber eines zu unterscheiden – den Unterschied zwischen Dringend und Wichtig!

Generell gilt:

Dringend ist von kurzer zeitlicher Karenz und zumeist eine Erledigung FÜR andere. Durch die Dringlichkeit sind diese Aufgaben meistens auch schlecht planbar oder haben keine Vorwarnzeit. Die Erledigung muss bei dringenden Aufgaben nicht lange dauern, aber sie halten vom eigentlichen Plan für den Tag ab. Erst recht, wenn es von diesen dringenden Anfragen mehr als eine gibt.

Wichtig hingegen sind Aufgaben, die tendenziell umfangreicher sind – wie zum Beispiel Konzepte – und die man in der Regel auch eher für sich in erster Linie selber erstellt als „nur“ auf Weisung eines Vorgesetzten. Diese Aufgaben – bleiben wir mal bei dem Beispiel eines Konzeptes – dauern meistens auch länger und benötigen die volle Konzentration, damit sie richtig bzw. Gut werden.

Die wichtigen Dinge bringen in der Regel durch ihren Charakter auch einen Mehrwert für Dich selber oder für das Unternehmen, insofern ist die Berechtigung dieser Aufgaben mehr als gegeben.

Wir können uns die Aufgaben bei der initialen Einteilung zwischen Wichtig und Dringend in einer 4-Felder-Matrix vorstellen:

Wenn Dringend hoch und Wichtig niedrig ist, handelt es sich um das sogenannte Fire-Fighting

Wenn Wichtig hoch ist und Dringend niedrig ist, handelt es sich um das sogenannte Big-Picture-Thinking

Wenn Wichtig und Dringend gleichermaßen hoch ist, handelt es sich um das sogenannte Problem Solving

Wenn beides niedrig ist, sprechen wir von „Ablenkung“ – diese Aufgaben sollten im übrigen tunlichst unterlassen werden

Diese Einteilung – bis auf die Ablenkung – sagt nun nichts darüber aus, was Dein eigentlicher Job ist und wie Du generell arbeiten solltest. Denn: Als Support-Mitarbeiter ist es Deine konkrete Aufgabe, als Firefighter Mehrwert für das Unternehmen zu stiften.

Diese Einteilung soll Dir dabei helfen, deine Todos für den Tag zu priorisieren.

Zum Beispiel fangen 9 von 10 Menschen morgens ihre Arbeit damit an, die Mails zu scannen und dann aber 1-2 Stunden damit zu verbringen, diese dann auch zu bearbeiten.

Mails an sich sind „DRINGENDE“ Tätigkeiten – somit eine fremdbezogene Priorisierung.

Gegen das initiale 10minütige Scannen der Mails am Morgen spricht rein gar nichts – aber dann bewusst seine Mail zu zumachen und erstmal die nächsten zwei Stunden konzentriert – wenn auch die Konzentration bei den meisten Menschen am höchsten über den Tag ist – an seinen wichtigen Aufgaben zu arbeiten und danach die Mails zu bearbeiten, könnte die bessere Alternative sein.

Dazu braucht es aber Klarheit – und das jeden Morgen – und somit Disziplin bei der Umsetzung.

Solltest Du dieses Thema für Dich konkret haben und hierbei Unterstützung brauchen – ich bin gerne für Dich da!

Was habt Ihr für Erfahrungen bei der Priorisierung von Todos gemacht oder wie löst Ihr Eure Tagesplanung? Schreibt es mir unter info@carstenmeyer-mumm.de.

Ich hoffe, diese Podcast-Folge hat Euch gefallen. Bis zum nächsten Podcast von Destress yourself

Euer Carsten

Egal, ob Du ein Todolisten-Typ bist oder eher nicht – wir haben jeden Tag eine Menge unterschiedlicher Dinge auf dem Zettel, die wir abarbeiten bzw. Erledigen wollen.

Somit ist es auf täglicher Basis unser Bestreben, unsere Aufgaben für den Tag bestmöglich und vollumfänglich zu erledigen. Dabei macht es generell keinen Unterschied, ob man ein Planer oder ein in den Tag Leber ist.

Was allerdings oftmals passiert ist, dass die Pläne für den Tag durch Fremdeinflüsse zunichte gemacht werden. Besonders zu beobachten auf der Arbeit, wo das Medium „Mail“ geduldig auf Dich wartet.